Личный кабинет сотрудника в HRM-системе. 11 необходимых функций

Что такое личный кабинет сотрудника 

Личный кабинет сотрудника — ключевой элемент HRM-системы, персонализированное цифровое пространство с возможностью сквозного перехода в другие модули системы. В нем каждый сотрудник получает быстрый доступ к сервисам самообслуживания: например, может оформить заявки на отпуск и больничный, получить общую картину своей эффективности, записаться на обучение и следить за жизнью компании. 

Зачем нужен цифровой личный кабинет

В первую очередь, личный кабинет сотрудника — это единая точка входа к HR-процессам.

Что обычно можно делать с помощью личного кабинета в HRM-системах:

• вносить личные данные и контактную информацию
• просматривать список коллег и оргструктуру
• видеть командный график работы и отпусков
• оформлять заявки на HR-сервисы и запросы в АХО
• получать доступ к корпоративным документам и политикам
• следить за событиями и новостями компании
• отслеживать достижение целей 
• управлять своей адаптацией и обучением 
• получать аналитику по подчиненным

Благодаря личному кабинету:

• сотрудник тратит меньше времени на рутинные задачи (чтобы оформить заявку или запросить документ, не нужно идти в отдел кадров), и видит все, что важно для его работы в одном месте
• руководитель в реальном времени отслеживает прогресс команды, анализирует данные для принятия решений и оперативно реагирует на проблемы
• HR-специалисты освобождаются от рутинных запросов, могут строить корпоративную культуру и работать с нематериальной мотивацией команды.

Основные функции личного кабинета сотрудника

Рассказываем подробнее о ключевых функциях, которые должны быть в личном кабинете сотрудника, на примере системы Neon HRM.

Личная информация сотрудника 

Это страница с основными данными сотрудника, которая доступна для просмотра всем коллегам в компании. На ней сотрудник может:

• Настроить аватар и указать свою контактную информацию, чтобы коллеги могли с ним связаться;
• Указать свои навыки, рабочие функции и хобби;
• Настроить график работы, добавить информацию о рабочем месте, указать ассистента или заместителя на случай отпуска;
• Просматривать оргструктуру;
• Видеть ленту с благодарностями, полученными от коллег.

Контакты и данные коллег

В этом разделе показана команда сотрудника (либо сотрудники из одного подразделения). Сразу на странице можно посмотреть командный календарь отпусков, поздравить коллегу с днем рождения или отправить благодарность.

HR-сервисы

Важнейший раздел личного кабинета сотрудника — HR-сервисы. Здесь можно оформить заявку на обучение, запросить справку 2НДФЛ, выписку из трудовой книжки, оформить компенсацию по кафетерию, выбрать зарплатный проект и получить прочие услуги. 

В Neon HRM в этом разделе также отображаются статусы отправленных заявок. 

Обучение

В идеале личный кабинет сотрудника должен служить и точкой входа к обучению и развитию. Так, в личном кабинете Neon HRM в разделе «Обучение» есть каталог курсов, список завершенных, активных и предстоящих обучений, расписание и дедлайны по курсам. Можно оставить заявку на согласование обучения, дать обратную связь по курсам и посмотреть список полученных сертификатов.

Личный кабинет руководителя

Для сотрудников, у которых есть люди в подчинении, в личном кабинете есть специальный раздел «Руководителю». Это полноценный личный кабинет руководителя. Здесь доступны список подчиненных, график отсутствий, заявки на согласование, информация о целях и компетенциях команды и многое другое.

Информация о целях и компетенциях

В личном кабинете сотрудник также может в любой момент свериться со списком своих целей, увидеть, на каком уровне находятся компетенции, узнать, какие инструменты их развития ему доступны, а также проверить, на каком месте в рейтингах эффективности он находится. 

Важные события и новости

На главной странице в личном кабинете есть лента новостей и афиша событий в компании. Это обновляемая подборка, где сотрудники видят актуальные анонсы: корпоративные мероприятия и их онлайн-трансляции, изменения в корпоративных политиках, успехи отделов или внутренние челленджи. Такой инструмент заменяет разрозненные рассылки и чаты и гарантирует, что никто в команде не пропустит важные обновления. Анонсы и новости настраивает администратор системы (чаще всего, специалист по внутренним коммуникациям). 

Подбор (только для руководителя или HR)

Сотрудникам, участвующим в подборе персонала, важно быть в курсе статусов и согласований по вакансиям. Для этого в Neon HRM предусмотрена бесшовная интеграция с внешними системами автоматизации рекрутмента (например, FriendWork): прямо в личном кабинете можно создавать заявки, отслеживать статусы и статистику по ним и переходить в систему подбора.

Геймификация 

Во многих компаниях действует программа геймификации с корпоративной валютой: можно получить баллы в качестве благодарности от коллег или компании, а затем обменять их на товары в Маркете. 

В личном кабинете в Neon HRM можно посмотреть свой баланс баллов, увидеть, сколько доступно для переводов коллегам, и отправить благодарность. Все отправленные и полученные благодарности отображаются в специальном виджете-ленте. 

Профиль должности 

Профиль должности — специальная страница в личном кабинете, на которой собрана основная информация о текущей должности сотрудника: требования, задачи и ответственность, данные об обязательных обучениях и регламентах, сравнение целевых и фактических оценок по навыкам и компетенциям.

Адаптация

В личном кабинете сотрудник может также отслеживать прогресс адаптации — свой собственный, своих подчиненных или подопечных, если он выполняет роль наставника. 

Наличие такого инструмента помогает снизить стресс и ускорить онбординг новых сотрудников: это персонализированный план с дедлайнами и статусами, а значит, можно самостоятельно отслеживать ход адаптации без постоянных запросов к HR и руководителю. Руководители же в реальном времени видят статус адаптации своих подчиненных и, если требуется, могут оперативно им помогать.

Вывод

Личный кабинет сотрудника — критически важный элемент современной HRM-системы. 11 ключевых функций, которые мы разобрали в статье, — от управления персональными данными до геймификации и карьерного развития — формируют удобную и современную цифровую HR-экосистему. Она помогает повышать вовлеченность персонала, снижает нагрузку на HR-отдел и оптимизирует управление человеческими ресурсами. 

Компании, которые внедряют сервисы самообслуживания для сотрудников, получают конкурентное преимущество: мотивированные и вовлеченные сотрудники работают эффективнее и дольше остаются в организации, коммуникации становятся быстрее, а рутинные и административные задачи не отнимают ценное время ни у руководителя, ни у HR. 

Удобный личный кабинет входит в состав системы HR-автоматизации Neon HRM —запишитесь на персональное демо и посмотрите на систему в действии.

FAQ